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時間管理はアプリよりおすすめは手帳!ブロック管理とマトリックスで成功を!

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時間管理をアプリでやってる人が多いんですが、時間管理は、アプリよりもおすすめは手帳です。人生を成功するための時間管理は、手帳とか、A4のコピー用紙などを使った、1週間単位のマトリックスとブロック管理です。手帳を使った時間管理をまとめました。

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時間管理のアプリは?

一般的に言われている時間管理のアプリは、いろいろあります。こちらのサイトにたくさん乗っていますので、見てください。

 シンプルに時間管理するアプリ

無料のものが大半ですので、気に入ったものを使ってみてください。ただ、これらのアプリは、通常の予定とかスケジュールを記録しておくにはすごい都合がいいんですが、成功するための時間管理には向いていません。多くの人が勘違いしていますが、時間管理とタイムスケジュール管理は違うものです。単純に、「いつ、どこで、何があるのか?」を書いておいたり、覚えさせるのが、タイムスケジュール管理で、成功するために、積極的に時間を管理していくのが、ここでお話しする時間管理です。

なぜ、ちがうのか?両方とも、同じスケジュールを書いていますよね?

理由は、自分のスケジュールを俯瞰で見れないからです。長期の時間管理と短期の時間管理を一瞬に把握できないんです。アプリなど、その場だけの時間管理を見ても、目先のスケジュールしかおえなくなってしまいます。簡単に言うと、アプリで自分の時間を管理されているっていうイメージです。

そうすると、目先のスケジュールに追われて、本来の自分の目的、成功しようとか、お金持ちのなろうとかの、長期的な目標は、頭の片隅に行ってしまうことが多いです。成功するために必要なことは、いつでも目標を頭に描いておくことですので、それを忘れるようなアプリだと、成功にあまりつながらないことが多いわけです。もっと言えば、自分で積極的に自分の時間管理ができるかどうかで、成功するかどうかが変わってきます。つまり、成功するためには、自分で自分の時間を管理することが必要なんです。

 

なので、単純なタイムスケジュール管理には、アプリを使って、成功するための時間管理には、手帳などを使うことをお勧めします。もしくは、手帳だけを使って目標を管理しながら、時間管理をしていくことをお勧めします。目標を達成するための時間管理について見ていきましょう。ここからは、時間管理とは、成功するための時間を管理することを意味します。

時間管理の二つの方法?

目標達成のための時間管理は、二つの方法があります。

  • マトリックス
  • ブロック法

マトリックス

マトリックスというのは、よくある仕事の分別法です。

下のような図形(マトリックス)を書いて、緊急度と重要度を考えて仕事の順番を考えていく方法です。

matrix

まずは、この図を用いて、仕事の優先順位を決めます。仕事の優先順位は、

  1. 重要で緊急
  2. 重要でないけども、緊急
  3. 緊急でないけども、重要
  4. 重要でも緊急でもない

大体この順番で仕事をこなしていけばいいと思います。人によっては、2番と3番を逆にしても良いかもしれません。まずは、その仕事がどの位置にあるのかを考えてから、スケジューリングをしていきます。仕事が来た順番に、そのまましないってことです。たとえば、来週でよければ、ある程度考えるポイントを抑えておいてから、来週まで寝かすとか。緊急ではないんだけど、重要なものは、ある程度長くとれる時間を決めておいて、集中して考えるとか。仕事の優先順位を考えることが大事です。

仕事の優先順位を決めて、一週間の予定とにらめっこして、スケジューリングをしてみてください。

 

ブロック法

ブロック法は、1週間、1日の中をブロックに分けて、同じ種類の仕事を入れたり、空き時間をまとめて作るということです。

たとえば、

  • 書類整理
  • 来客対応
  • リサーチ
  • 企画発案
  • 打ち合わせ、会議

などがあると思うんですけど、1週間単位、1日単位、時間単位で、同じものをまとめたり、単純作業、思考が必要な作業などをまとめます。

1時間ごとにメール処理、会議、リサーチ、昼食、メール、打ち合わせ、書類整理・・・とばらばらにしていたら、時間がいくらあっても足りません。書類整理する脳の部分と、メール処理する部分、電話などの対人関係の脳の部分はぜんぜん違うので、仕事に取り掛かるたびに脳の働く部分を変えないといけないんです。すると、車のエンジンと同じように、暖める時間が必要なので、余計に時間がかかってしまいます。同じ系統の仕事でしたら、サクサク進めていくことができます。

 

たとえば、

  • 月 書類整理
  • 火 リサーチ、企画つくり
  • 水 リサーチ、企画つくり
  • 木 会議
  • 金 書類整理

などのように分けておくと、かなりスムーズに進められます。

また曜日ごとに向いている仕事もあるんです。月曜日は、週の初めなので、あまり考える仕事は向いていません。整理とか、準備に向きます。火、水曜日は、一番のって仕事ができるので、企画を考えたり、プロジェクトを進めることができます。木曜日は、会議とか、営業が良いですね。金曜日は、一番やる気もエネルギーも少ない曜日なので、長期的な仕事が向きます。そんな感じで、1週間を考えてみてください。これが、ブロック法です。

スケジューリングのコツ

ブロック法を応用して、スケジューリングも工夫しましょう。

できるだけ仕事と仕事の間を開けないようにして、まとまった時間を作るようにしてみてください。例えば、人と会う約束だったら、月曜日の朝一から入れ始めるのと、金曜日の終わりから入れ始めれば、真ん中の曜日には誰も来ませんからジャマはされません。逆に、毎日お客様があったら、自分の仕事がガタガタになってしまいます。メールを見るのは、朝一、午後一、帰る前だけとか。いろいろ工夫して、まとまった時間を作ることが大事です。

このケジューリングのコツは、二つ。

  • 端から埋めていく
  • ブランクの時間をかならずつくる

端からうめる

端から埋めるとは、ばらばらに入れるのではなくて、朝からとか、夕方からとか入れていくことです。月曜日から入れていき、金曜日は何もいれないとか。予定をなるべく固めて入れて、連続した空き時間をなるべく多く作るということです。そうすると、その空いた時間には、創造的な仕事ができます。

ブランクの時間を必ず作る

1日のスケジュールをきっちりいれてしまうと、うまくいかないことが多いです。なので、必ず1時間とか、何も予定を入れない時間を作っておくことをお勧めします。そうすると、緊急の仕事が入ったとしても対処できるし、なにもなければ、緊急度の低い仕事をやってしまえることができます。

 

この二つを意識して、スケジュールを作ってみてください。スケジュールを作るときには、手帳とか、A4のコピー用紙にテンプレートを作っておいて記入すればいいと思います。こんな感じの表を作って、月曜日に書いて目の前に張っておくとか。

スケジュール表

 

余白の部分に目標を書いておくとか、この1週間の間にしなければいけないことを書いておくと良いと思います。さらに、1年分の表を作っておけば、ブロック法とマトリックスを使って、一年の目標も自分で考えることができます。先の目標、予定を一目で見れるようにしておくことが、目標達成のための時間管理です。

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まとめます。

時間管理とタイムスケジュール管理は違います。

単純なタイムスケジュール管理はアプリでもできますが、目標達成のための時間管理は、手帳や、A4の紙を使って俯瞰して、短期、長期の目標を見ることが大事です。そのためには、マトリックス、ブロック法などを使って、時間をうまくうみだせれるようなスケジューリングをしていく必要があります。

やみくもに、着た順番に仕事を入れていったり、適当にアポをいれていってしまっては、無駄な時間がおおくなります。なるべく、同じような仕事をまとめたり、考えなくてはいけない仕事は、時間を多めにとったり、フリーになる時間をまとめたりすることが大事です。

目標達成のためには、長期、中期、短期の目標を決めて、それをさらに細分化してスケジュールに落とし込んだりしなくてはいけません。それができるのは、手帳ですので、ぜひ、時間管理は手帳を使ってやってみてください。

 

以上、目標達成のための時間管理の方法の記事でした。

目標設定の記事は他にもありますので、ご覧ください。

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福田 美喜夫

福田 美喜夫

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【神奈川県在住の45歳、システム工学、情報経営学を専攻後、現在はアクティブシンキングライターとして生活。休日は、サーフィンにキャンプ、遅くやってきた青春を謳歌中。】

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